業務効率化ファイル無料配布&内容解説
・はじめに
働き方改革とはよく聞くものの、実際現場では「残業するな」ばっかりで、業務効率を上げるようなツールが導入されることも無く、効率化は個々人の能力に一任されているような気がしますが、たぶん気のせいじゃないですよね。
そんな中、個人で業務効率化の工夫をして、さらにnoteで共有されている現役高校教諭のいせごん様のツールに、拙いながらも手を加えさせていただきました。(いせごん様にも許可を得ています)
↓今回お借りした元ファイルを共有されている、いせごん様のnote記事
教員におすすめ！働き方改革に役立つExcelシートの紹介【Excelファイル無料ダウンロード】｜いせごん｜note
今回はそのファイルの配布と、ファイルの仕様に関しての説明が目的の記事です。
いせごん様が高校教諭のため、学校の先生向けの作りにはなっていますが、少し改変すれば一般的な会社員の方にも使っていただけるものになっていると思います。
Excelの基礎は理解しているものの、実際にどのように活用すれば良いかあまりイメージがわかない人にも見て参考にしていただければ幸いです。
目次
・ファイルダウンロードリンク
・ToDoシート概要
・TELシート概要
・電話分析シート概要
・おわりに
■ファイルダウンロードリンク
↓こちらからダウンロード出来ます
Dropbox - 働き方改革シート改.xlsm - Simplify your life
※注意事項
今回作成したファイルの元はいせごん様ですので、ダウンロードしたファイルの使用はご自由にしていただいて構いませんが、何らかの形で転載する場合はいせごん様のnote記事のリンクを貼るようお願いします。
ちょっとだけマクロを使っているので、開いたらマクロの使用についての確認が出ますが、使用を許可してください。
以下、長々とファイルについての解説をしていますが、ややこしい操作はありませんし、ファイル内にもテキストボックスで使い方は記載しているので、そちらを見ていただければ使い方は分かるかと思います。
■ToDoシート概要
まず一つ目のシートはToDoシートです。
おそらくこのシートは多くの方に利用いただけるものだと思います。
まず1行目、2行目の薄いオレンジ色のセルに、名前や目標、部・分掌を入力します。
「完了予定＞14日」「完了予定＞7日」と表示されているセルには、何かタスクがあるときに、
「完了予定日まで何日より多く日数があれば余裕とするか」をI2セルに、
「完了予定日まで何日より多く日数があれば要着手とするか」をJ2セルに
それぞれ入力してください。
(J2セルの数値未満になると「早急にやらなければいけない」タスクとなります)
ここまでが初期設定で、あとは実際にタスクを随時入力していくだけです。
入力の際、G列から入力を開始すると、自動的にG列よりも左側のセル(完了日以外)に初期値が入力されます。
入力項目の意味については以下の通りです。
A列：何月のタスクなのか(初期値：現在の月)
B列：いつから開始するタスクなのか(初期値：今日)
C列：いつ完了予定のタスクなのか(初期値：今日)
D列：実際に完了した日付
E列：どの部・分掌のタスクなのか(初期値：H2セルの内容)
F列：誰が担当のタスクなのか(初期値：H1セルの内容)
G列：タスクの内容
H列：内容に関する備考、メモ
I列～K列：タスクの分類
追加機能1：緊急度によりタスクの色が変化
見てわかる通り、タスクのセルの色や文字の色が違う部分がありますが、ルールは以下の通りです。
緊急度低い(完了予定まで「I2セル」日より多く日数がある)
→緑背景、黒字
緊急度並み(「I2セル」日未満、「J2セル」日より多く日数がある)
→白背景、黒字
緊急度高い(「J2セル」日未満)
→白背景、赤字
ヤバイ(完了予定＜今日(超過タスク))
→黄背景、赤字
OK(完了済)
→グレー背景、黒字
このルールのためにI2セル、J2セルの数値を設定してもらったので、自分が危機感を感じやすいなら多めの日数を、逆に危機感を感じにくいなら、少なめの日数をI2、J2セルに入力していただくと良いと思います(笑)
セルの色が変わるので、フィルターをかける時にセルの色でフィルターをかけることも出来るようになっています。
完了済みのタスクを非表示にしたい場合は、セルがグレーのものを表示しないようフィルターをかければ、「これからやるべきタスク」のみを見ることが出来ます。
追加機能2：分類1～3
分類1～3のセルはプルダウンになっており、設定した項目から選ぶことが出来ます。
どんな項目を使うかは、「リスト内容」シートのA～C列のそれぞれ10項目です。
タスク管理をする際、出来るだけタスクを小分けにしておく方が良いとされますが、時には「全体のうちどのくらいのタスクが終わっているのか」を確認する必要も出てくると思います。
例のように、①中間テストという大きなタスクのうち、どの項目が終わっていて、何が終わっていないのか、分類1でフィルターをかけることですぐに確認することが出来ます。
特に、複数名で進めているタスクを管理する人には便利な機能ではないかと思います。
■TELシート概要
2つ目のシートは電話をかけた履歴を記録していくシートです。学校の先生であれば、出席番号ごとにいつ、どんな内容で電話をしたか記録していくことで、大切な約束をすっぽかすなどの可能性を下げることが出来ますね。
こちらのシートはA列から入力することで、B列、D列に初期値が自動入力されるようになっています。
A列：出席番号(プルダウンで、「リスト内容」シートに入っている番号を選択出来ます)
B列：日付(初期値：今日の日付)
(C列：月(初期値：今日の月)(使用者には直接必要ないので非表示))
D列：時間(初期値：現在の時刻)
E列：誰が電話に出たのか(父、母など)
F列：どのような目的で電話したのか
G列：つながらなかった場合は1(プルダウンで1のみ選択可能)
H列：電話で話した内容や、家庭の反応についてのメモ
(I列：どの生徒に、何月電話したかの区分(使用者には直接必要ないので非表示))
特にG列については、「どの生徒の保護者はどの時間に繋がりやすいか(逆に繋がりにくいか)」を確認するためにも、繋がらなかった際の記録として入力しましょう。
こちらは初期値の入力を自動化した程度で、追加機能は無いです。
■電話分析シート概要
シートそのものが追加内容ですが、学校の先生に必要かどうかはちょっとわかりません(笑)
自分が塾長だった時、「どの家とどの程度コミュニケーションを取っているか」を可視化するために同じような分析をしていたので作ってみました。
A列：出席番号(TELシート同様、リスト内容シートから引っ張ってきています)
B～M列：その生徒のご家庭と何回電話したか(つながらなかった場合はカウントせず)
一番下には1か月あたりの電話の平均回数と、合計回数が算出されます。
生徒ごとに偏りが無いか、コミュニケーション不足なご家庭は無いかなど、感覚ではなく数値として確認することが出来ます。
ちなみにTELシートのC列、I列はこのシートで使っています。
■おわりに
文章で見ると逆にめんどくさい代物に見えるかもしれませんが、実際に使うとそんなに大したことはしていないので、「とりあえず触ってみよ」と思って適当に使ってみていただければと思います(笑)
ToDoシートの内容についても分析するようなシートを作ってみても良いかもしれませんね。
「開始から完了まで時間がかかっている分類は何か」とかが一目で分かれば、改善策を考えるきっかけになるかもしれません。
教育関係の仕事をされている方ならほぼそのまま流用出来そうですが、営業の方なんかも、出席番号の部分を客先の名前とかにして、分類も設定すれば、結構役立ちそうな気がします。
また、関数の使い方やVBAの書き方など、勉強中の方はぜひ自分なりにいじってみてください。
最後まで読んでくださった稀有な方、ありがとうございます！
