未経験プログラマーの雑記

元個別指導塾運営者、現プログラマーによるブログです。教育や自身の学びについて発信していきます。

【パソコン初心者向け】Excelの基礎まとめ

・はじめに
最近はパソコンよりもスマホを使う機会の方が多く、学生さんの中には「Excel使ったことない!」という人が多くなっているんじゃないかと思います。
また、「転職をするためにも、経験はないけどExcelのスキルを身に着けたい」という人もいるんじゃないかと思います。
そうした方々向けに、「Excelって何?」という状態からでも「一般的に仕事で必要とされるレベル」になれるよう、まとめて解説致します。
 
目次
Excelとは
Excelの勉強をする際の注意点
・超基本的な用語まとめ
・関数の仕組みと活用例
・おわりに
 
Excelとは
Excelとは、計算をするためのアプリです。
「計算だけなら電卓で良い」となりますが、単純な計算だけでなく、計算に必要な情報を表にまとめ、その表から必要な数値だけを計算したり、一度に大量の計算を同時に行ったりと、非常に便利なアプリです。
また、Excelで計算をするメリットとして、「計算する値をあとから変更することが可能」ということもあります。電卓では一度計算して結果を紙に書き写した場合、数字が一つ抜けていた場合などはまた最初から計算しなおしですが、Excelはその必要がありません。
 
Windowsならほとんどのパソコンにインストールされているということもあり、いろいろな仕事で活用されているアプリです。
 
今回は深く解説しませんが、最近話題になっている「業務の自動化」を可能にする機能も付いています。
 
最初は「難しそう」と思ってしまいますが、ポイントを押さえてうまく活用すれば、仕事がとてもスムーズにできるようになり、その分ラクが出来ますので、頑張りましょう!(笑)
 
Excelの勉強をする際の注意点
実際にExcelについて解説する前に、一つ注意点があります。それは、「Excelのすべてを知る必要はない」ということです。世間一般の「Excelを使える人」はあくまで「一般的によく使用されるExcelの機能を使える人」なので、Excelにある機能すべてを熟知する必要はありません。
「必要はありません」と言うより、たぶん無理です。Excelには本当に様々な機能が付いているため、そのすべてを一通り覚えよう!と頑張ったところで、使わない機能は忘れていくので時間の無駄です。
実際に僕はExcelの機能をすべて知りませんが、Excelで困っている同じ会社の人に操作を説明したり、仕事上必要となる操作も大体短時間で実現出来ているので、よほどExcelに詳しい人になりたいというわけでもないなら、「よく使う操作」と「キーワード」に絞って覚えていきましょう。
 
・超基本的な用語、操作まとめ


ブック…Excelのファイルのことです

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シート…Excelの一つの画面のことです。一つのブックの中にいくつもシートを作ることが出来ます

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セル…シートにある一つ一つの「マス」のことです。また、一つ一つのセルに名前があり、シートの一番左上のセルが「A1」セル、その右が「B1」セルです。
行に数字、列にアルファベットが振られているので、行と列の組み合わせで特定のセルを表すことが出来ます。
セルを一度左クリックすると、セルを「選択」した状態になり、選択したセルの名前がシートの左上部分に表示されます。
セルをクリックした状態でマウスを動かすと、複数のセルを選択することも可能です。
(マウスを左クリックしたままマウスを動かすことを「ドラッグ」といいます。Excel以外でもよく使います)
セルには数字や文字、計算式を打ち込むことが出来ます。計算式の場合、「=」から始めるのがルールです。(例)=A1+B1
 
フィルハンドル・オートフィル…セルを選択した際、セルの右下に小さく正方形が出ると思います。これが「フィルハンドル」で、フィルハンドルをドラッグすることで複数のセルに同じ文字や、連続した数値などを入力することが出来ます。これを「オートフィル」といいます。
 
リボン…テーマに合わせて色々な操作が出来るボタンがまとめて配置されています。特によく使うのは「ホーム」「挿入」「データ」あたりです。
 
関数…Excelにもともとある、「便利な計算式」のことです。関数の仕組みについては次の章で解説します。
 
マクロ…処理を自動化する機能です。VBAというプログラミング言語を用いて自分で作成出来ます。
例えば
「指定の値を含むセルのみ削除する」
「セルに入力された文字を使ってシートを自動作成する」
という簡単なものから、少し応用すれば
Excelのマクロを使ってOutlook(メールアプリ)でメールを送信」
「ネット上の情報を自動取得」
などなど、もはやExcel内にとどまらず、様々なことを自動化出来る機能です。
マクロの初心者向けの解説は別記事を参照ください。(現在準備中)
 
・関数の仕組みと活用例
さて、苦手意識を持ちやすい関数ですが、仕組み自体を理解すれば、関数一つ一つを一度に覚えられなくても、調べて活用することが出来るので、「関数の仕組み」から説明します。
 
例えばSUM関数(サム関数)ですが、セルに「=SUM()」と書くことで使用出来、()内に「合計したいセルの範囲」を入力することで、合計値を出すことが出来ます。
 
例えばA1セルに「=SUM(B1,B2,B3)」と入力することで、A1セルにB1~B3セルの値を合計した数値が表示されます。(連続した範囲は「=SUM(B1:B3)」のように書くこともできます)
 
セルに「=SUM(」と入力すると、そのセルの下に「SUM(数値1,[数値2],…)」と表示されますよね。この「数値1」のように書かれている部分を意識するのが大事で、この()内に入るものを「引数」といいます。
 
「=SUM()」が「合計値を出すための機械」(関数)で、その材料となるのが「(数値1,[数値2],…)」(引数)です。
ちなみに関数によって、引数の「個数」と「内容」が違います。
関数の使い方はすべてこの、「関数と引数の組み合わせ」でしかなく、使用する関数に正しい引数を渡せば、誰でも関数を使うことが出来ます。
 
もう一つ基礎として覚えておくべき関数にIF関数(イフ関数)があります。英語のままの意味で、「もし~なら」という関数です。
IF関数の引数は「論理式」「値が真の場合」「値が偽(ぎ)の場合」となっています。
論理式とは、「A1=10」や「A1>10」のように、特定のセルと数値を比較したり、「A1=B1」「A1>B1」のように、特定のセル同士を比較したような式のことを言います。
この論理式が「正しい」ことを「真」と言い、「正しくない」ことを「偽(ぎ)」と言います。
ということで、もし仮に
=if(A1=10,”10です”,”10じゃないです”)
という式をB1セルに書き、A1セルが10なら「10です」と表示され、そうでない場合は「10じゃないです」と表示されます。
 
このSUM関数とIF関数が理解出来れば、他の大部分の関数について、自分で調べながら理解することが出来るはずです。
特によく使う関数は以下に挙げていますので、自分で試しながら覚えていきましょう。
 
SUM関数…引数の合計値を表示する
SUMIF関数…引数の範囲で検索条件を満たす場合、数値の合計値を表示する
IF関数…論理式が真なら〇〇、偽なら△△、というふうに2通りの処理をする
COUNT関数…引数のセルのうち、数値や日付、時刻が入力されているものを数え、その数を表示する
COUNTIF関数…引数の範囲で検索条件を満たすものの個数を数え、その数を表示する
AVERAGE関数…引数の値の平均値を表示する
 
 
おわりに~名称を覚える大切さ~
Excelにはここまで解説した以外にも、「セルの結合」「条件付き書式」「グラフの作成」「画像の挿入」「絶対参照と相対参照」など、様々な機能や覚えておくべき用語があります。
今回この記事では、あえて「フィルハンドル」「引数」など、あえて「別に知らなくても良い名称」についても触れています。実際、業務をする中で「フィルハンドルを~」とか聞いたことはありません。
ただ、名称を知っていれば、その名称をもとに検索し、素早く情報を得ることが出来ますが、名称を知らなければ、「Excel 数値 連続」とか「Excel 関数 かっこ 中身」のように、検索するのにも一苦労します。
そして名前を正しく覚えていないと、ネットで解説記事を見ていても、「フィルハンドルって何?」「ドラッグ…?お薬のことかな…?」という風に、「説明文に書かれている言葉の意味が分からない」という状態になり、結局「やーめた」となってしまいます。
 
というわけで、Excelに限らず、新しいことを覚える時は、必ず「具体的な名称」を一つ一つ覚えるようにしましょう。最悪意味を理解するのは後回しで大丈夫です。
…と、僕の大学のゼミの教授が教えてくれました(笑)
 
近いうちに「Excelを素早く使うオススメショートカットキーと設定」をまとめた記事も書こうかなと思いますので、よければそちらも見てみてください。
最後まで読んでいただきありがとうございました!
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